Procédure de communication du pré-rapport aux émetteurs et recommandation AMF No. 2011-06 du 18 March 2011 visant les sociétés de conseil en vote
Depuis plusieurs années, ISS offre la possibilité aux émetteurs français de vérifier la fiabilité des données figurant dans les rapports de vote. ISS est convaincu que le processus de relecture aide à améliorer la précision et la qualité de ses analyses, et ce dans l’intérêt conjugué des investisseurs institutionnels pour qui les analyses sont préparées et des émetteurs objet de ces rapports.
Ce processus de revue est ouvert aux émetteurs qui soumettent leurs demandes en amont de la saison des assemblées générales et communiquent les coordonnées des personnes à contacter dans cette optique. En décidant de participer à cette revue, les émetteurs acceptent de suivre le processus présenté ci-dessous.
Afin de fluidifier les échanges entre ISS et les émetteurs, ISS propose une procédure électronique facilitant la demande d’envoi du pré-rapport de l’analyse par le biais d’un enregistrement sur notre site. Cette procédure concerne dans un premier temps les sociétés françaises de l’indice CAC 40 et est susceptible à l’avenir d’être étendue à un nombre plus large de sociétés françaises.
Conditions préalables à la communication du pré-rapport
Conformément aux éléments mentionnés ci-dessous et publiés sur notre site internet l’an passé en complément de la recommandation AMF N°2011-06 du 18 mars 2011, ISS rappelle que les conditions suivantes devront être respectées afin d’obtenir un exemplaire du rapport de vote avant publication (“pré-rapport”):
- Chaque année, l’émetteur communique à ISS une demande écrite pour l’envoi du pré-rapport à l’adresse e-mail suivante FR-research@issgovernance.com sous l’intitulé “ISS Draft request”
- Cette demande doit être adressée de préférence avant le 31 mars et en tout état de cause au plus tard 35 jours avant l’assemblée générale ;
- Les informations relatives à l’assemblée générale (cf annexe ci-après) devront être disponibles au plus tard 35 jours avant l’assemblée générale. L’équipe de recherche ISS remercie à l’avance les sociétés de bien vouloir leur signaler la publication de ces documents.
Revue du pré-rapport
La transmission d’un exemplaire du rapport avant sa publication permet à l’émetteur de vérifier les informations y figurant et éventuellement de proposer des corrections. Ainsi, ISS sera en mesure de communiquer à ses clients des rapports avec la plus haute qualité d’information. L’émetteur ne pourra pas solliciter une recommandation de vote dans le sens qu’il souhaite.
Le point de vue des interlocuteurs sera présenté dans le rapport de vote si l’information est jugée utile pour aider les clients institutionnels d’ISS à prendre une décision éclairée. Dans ce cas, ISS pourra intégrer dans son analyse des citations en anglais reçues des émetteurs.
Aucun pré-rapport ne sera envoyé dans les cas où l’assemblée générale se prononce sur des résolutions relatives à des fusions/acquisitions, proposition d’actionnaires et toute autre résolution qu’ISS analyserait comme controversée.
TIMING
Sous condition de respect des pré-requis exposés ci-dessus, ISS fera tout son possible pour envoyer une version électronique du pré-rapport avec une période de relecture d’au moins 24 heures, en fonction des contraintes liées aux dates limites d’envoi des instructions de vote. Aucun commentaire reçu après l’expiration de cette période ne pourra être pris en compte dans le rapport final envoyé à nos clients; ISS se réservant la possibilité d’émettre un rapport complémentaire par la suite.
Distribution des rapports
Les rapports mentionnés ci-dessus sont la propriété intellectuelle exclusive d’ISS. Toute communication préalable de nos rapports aux émetteurs, que ce soit en France ou ailleurs, est soumise à stricte confidentialité et aucune circonstance ne peut justifier qu’un émetteur publie ou diffuse tout ou partie du rapport.
En cas de non-respect de ces conditions de confidentialité, ISS se réserve le droit de mettre fin à la communication du rapport dans le futur et ce nonobstant la réalisation des conditions relatives à la communication des informations visées par la recommandation AMF.
Formulaire de demande
Nous vous remercions de bien vouloir compléter le formulaire ci-dessous aux fins de nous communiquer les coordonnées du destinataire du pré-rapport. Les mentions à remplir marquées d’un astérisque rouge* sont obligatoires. Ces informations ne pourront être utilisées que dans le cadre de la procédure de communication du pré-rapport comme indiqué ci-dessus et ne pourront être partagées avec aucun tiers ou autres filiales d’ISS.
